Політика конфіденційності

Дана політика конфіденційності розроблена з урахуванням вимог положень Закону України «Про захист персональних даних» та Загального регламенту про захист даних 2016/679 (GDPR) з метою інформування будь-яких зацікавлених осіб про загальні правила, якими регламентується збір, обробка, використання і захист персональних даних, при використанні веб-сайту moisalogistics.com та застосунку «Moisa Logistics».

Обробка персональних даних здійснюється на різних правових підставах залежно від мети: виконання договору - коли дані потрібні для надання замовленої послуги та ведення акаунта; виконання юридичного обов'язку - коли законодавство вимагає подати дані до державних органів чи зберігати документи розрахунків; законний інтерес - для безпеки Сервісу й захисту від зловживань; згода - для аналітики поведінки, файлів cookie та інформаційних розсилок. Там, де підставою є згода, її надання добровільне: відмова не позбавляє доступу до Сервісу, а відкликати згоду можна будь-коли й так само просто, як її надати.

У разі незгоди із Політикою конфіденційності суб’єкт персональних даних зобов’язаний припинити використання веб-сайту moisalogistics.com та застосунку «Moisa Logistics».

Контролер не здійснює перевірку правдивості наданих йому персональних даних.

Погоджуючись із використанням файлів cookie при першому відвіданні веб-сайту moisalogistics.com та застосунку «Moisa Logistics», Користувач надає дозвіл на використання файлів cookie при кожному наступному візиті. Користувач має право у будь-який момент відкликати згоду на використання файлів cookie.

1. Визначення термінів

Персональні дані - будь-яка інформація, що стосується фізичної особи, яку ідентифіковано чи можна ідентифікувати.

Обробка персональних даних (опрацювання) - будь-яка операція або низка операцій з персональними даними або наборами персональних даних з використанням автоматизованих засобів або без них, такі як збирання, реєстрація, організація, структурування, зберігання, адаптація чи зміна, пошук, ознайомлення, використання, розкриття через передавання, розповсюдження чи надання іншим чином, упорядкування чи комбінування, обмеження, стирання чи знищення.

Контролер - фізична чи юридична особа, орган публічної влади, агентство чи інший орган, який самостійно чи спільно з іншими визначає цілі та засоби опрацювання персональних даних.

Оператор - фізична чи юридична особа, орган публічної влади, агентство чи інший орган, який опрацьовує персональні дані від імені контролера.

«Cookies» - невеликий фрагмент даних, відправлений веб-сервером, що зберігається на комп’ютері користувача, який веб-клієнт або веб-браузер щоразу пересилає веб-серверу в HTTP-запиті при спробі відкрити сторінку відповідного сайту.

Суб’єкт даних (користувач) - особа, яка надає персональні дані.

2. Контролер

2.1. Для цілей цієї Політики конфіденційності контролером є фізична особа-підприємець Мойса Сергій Іванович (Україна, 81054, Львівська обл., Яворівський р-н, село Старичі, інше Вч, будинок А2615, контактний номер телефону: +380 96 389 66 86, електронна адреса: info@moisalogistics.com).

3. Оператор і представник у ЄС

3.1. Для цілей цієї Політики конфіденційності оператором є Entsolve Yevhenii Lashutko (ul. Dywizjonu AK „Jeleń” 8/42, 00-712 Warszawa, Poland, контактний номер телефону: +48 796 943 698, електронна адреса: entsolve@gmail.com).

3.2. Ця ж особа призначена представником Контролера в Європейському Союзі відповідно до статті 27 Регламенту (ЄС) 2016/679 (GDPR). До представника можуть звертатися суб'єкти даних, які перебувають на території ЄС, а також наглядові органи - з усіх питань, пов'язаних з опрацюванням персональних даних, за адресою ul. Dywizjonu AK „Jeleń” 8/42, 00-712 Warszawa, Poland, або на entsolve@gmail.com. Звернення до представника не позбавляє права звернутися напряму до Контролера (розділ 2).

4. Цілі та підстави опрацювання персональних даних

4.1. Обробка персональних даних у відповідності із цією Політикою конфіденційності здійснюється з метою:

а) ідентифікації Користувачів, які користуються послугами веб-сайту moisalogistics.com та застосунку «Moisa Logistics», та подальшого укладання договорів про надання послуг дистанційним способом, зокрема послуг, пов’язаних з міжнародними та внутрішніми вантажними перевезеннями, а саме:

• підготовка та подання заявок RMPD (Rejestr Międzynarodowych Przewoźników Drogowych - реєстр міжнародних автомобільних перевізників);
• оформлення документів у системі SENT (система електронного моніторингу транспортування товарів, Республіка Польща);
• підготовка декларацій про відрядження водіїв (delegowanie kierowcy / Posting of Drivers Declaration) відповідно до Директиви (ЄС) 2020/1057 та системи IMI;
• оформлення та супровід міжнародних товарно-транспортних накладних (CMR);
• реєстрація та адміністрування облікових записів у системі e-TOLL (електронна система дорожніх зборів, Республіка Польща) та подібних системах;

б) надання Користувачам доступу до персоналізованих ресурсів веб-сайту moisalogistics.com та застосунку «Moisa Logistics», таких як особистий кабінет;

в) здійснення обміну інформацією між Користувачами та Контролером із питань, що стосуються роботи веб-сайту та застосунку, укладання та виконання договорів про надання послуг, надання іншої інформації з ініціативи Користувачів або доведення до відома Користувачів про зміни порядку роботи чи умов публічної оферти;

г) створення особистого кабінету (облікового запису) для укладання договорів про надання послуг;

д) обробки і отримання платежів, підтвердження податків або податкових пільг;

е) надання Користувачам будь-якої консультативної допомоги з питань роботи веб-сайту та застосунку;

є) надання Користувачам, за умови їх вираженої згоди, інформації щодо оновлення продукції, спеціальних пропозицій, інформації про ціни, розсилки новин, інформації рекламного характеру та інших відомостей;

ж) надання інформаційних, консультаційних матеріалів та роз’яснень з питань міжнародних автоперевезень;

з) виконання укладених між Контролером та Користувачами договорів про надання послуг, належне виконання яких нерозривно пов’язане із наданням персональних даних органам державної влади, місцевого самоврядування та іншим органам публічної влади як України, так і інших іноземних держав;

и) формування та підтримання Спільного довідника контрагентів - переліку реєстраційних (довідкових) відомостей про підприємства, що фігурують у перевезеннях (найменування, податковий номер, адреса, країна), який пропонується Користувачам як підказки при заповненні заявок. Персональні дані потрапляють до такого довідника лише тоді, коли контрагентом є фізична особа-підприємець, у якої найменування збігається з іменем; жодних інших відомостей про фізичних осіб довідник не містить, як і не містить комерційних умов, обсягів, маршрутів перевезень чи відомостей про те, який саме Користувач працював із конкретним контрагентом (п. 5.2.3–5.2.5 Публічної оферти).

4.2. Контролером та Оператором не здійснюється автоматизоване прийняття рішень (профайлінг).

4.3. Правові підстави обробки (ст. 6 GDPR) за цілями: підпункти «а», «б», «в», «г», «д», «ж», «з» пункту 4.1 - виконання договору з Користувачем та юридичні обов'язки Контролера; підпункт «е» - законний інтерес у підтримці Користувачів; підпункт «и» - законний інтерес Контролера та всіх Користувачів Сервісу в зменшенні повторного ручного введення й помилок при оформленні документів (ст. 6(1)(f) GDPR), проти якого Користувач або суб'єкт даних може заперечити за ст. 21 GDPR; підпункт «є» (розсилки рекламного характеру) і аналітика поведінки - виключно окрема згода, яку Користувач може відкликати в налаштуваннях профілю або зверненням до Контролера, не втрачаючи доступу до послуг.

4.4. У випадку, якщо укладення або виконання договору, укладеного із Користувачем, є неможливим без обробки персональних даних, підставою для обробки персональних даних є договірні зобов’язання.

4.5. У межах надання зазначених послуг Оператор обробляє персональні дані водіїв, представників клієнтів-перевізників, контактних осіб компаній-замовників та інших фізичних осіб, дані яких необхідні для заповнення відповідних заявок, декларацій та форм у зазначених системах (RMPD, SENT, e-TOLL, IMI тощо).

5. Термін та способи обробки персональних даних

5.1. Обробка персональних даних Користувачів здійснюється протягом строку, що є об’єктивно необхідним для досягнення цілей, визначених Політикою конфіденційності, але не довше, ніж це передбачено договором або законом. У випадку, якщо Користувач не використовує особистий кабінет на веб-сайті moisalogistics.com або в застосунку «Moisa Logistics» протягом трьох років, Оператор зобов’язується видалити персональні дані Користувача.

5.2. Користувач надає виражену згоду на обробку персональних даних Оператору будь-яким способом, включаючи, але не обмежуючись, згоду на збирання, реєстрацію, накопичення, зберігання, адаптування, зміну, поновлення, використання, поширення (в тому числі розповсюдження, реалізацію, передачу тощо), знищення їх персональних даних.

5.3. Користувач обізнаний та погоджується з тим, що його персональні дані можуть передаватися органам державної влади, місцевого самоврядування, іншим органам публічної влади та суб’єктам виключно з метою реалізації положень укладених договорів, а також банківським установам з метою здійснення розрахунків за цивільно-правовими або господарськими операціями.

5.4. У випадках, передбачених законодавством, персональні дані Користувача можуть бути передані з інших, аніж передбачені пунктом 5.3, підстав.

5.5. Оператор зобов’язується вживати усіх необхідних технічних та організаційних заходів, спрямованих на унеможливлення неправомірного або випадкового доступу, знищення, перекручення, блокування, копіювання, поширення, а також інших неправомірних дій третіх осіб. Застосовуються, зокрема: шифрування з’єднань (HTTPS/TLS) і HSTS, зберігання паролів лише у вигляді криптографічних хешів, розмежування доступу за ролями та ізоляція даних між фірмами-замовниками, журнал змін у заявках із фіксацією автора й часу, розміщення інфраструктури в дата-центрі на території ЄС.

5.5.1. У разі порушення захисту персональних даних Контролер повідомляє компетентний наглядовий орган протягом 72 годин з моменту, коли йому стало відомо про порушення (ст. 33 GDPR), а якщо порушення ймовірно спричинить високий ризик для прав і свобод осіб - без невиправданої затримки повідомляє також самих суб'єктів даних (ст. 34 GDPR).

5.6. Персональні дані зберігаються та обробляються на серверах, розташованих на території Європейського Союзу - у Німеччині (м. Франкфурт-на-Майні), що забезпечує належний рівень захисту даних відповідно до вимог GDPR.

5.7. Суб'єкт даних має такі права (ст. 15–22 GDPR) і може реалізувати будь-яке з них у будь-який час:

• доступ - отримати підтвердження факту обробки та копію своїх персональних даних (ст. 15);
• виправлення - вимагати виправити неточні чи доповнити неповні дані (ст. 16);
• стирання («право бути забутим») - вимагати видалення даних, якщо для їх зберігання більше немає підстав (ст. 17);
• обмеження обробки - вимагати призупинити обробку, поки вирішується спір про точність даних чи підставу (ст. 18);
• переносимість - отримати надані дані у структурованому машинозчитуваному форматі або вимагати передати їх іншому контролеру (ст. 20);
• заперечення - заперечити проти обробки, що ґрунтується на законному інтересі, а проти обробки для прямого маркетингу - у будь-який момент і беззастережно (ст. 21);
• відкликання згоди - там, де підставою є згода (аналітика, cookie, розсилки), відкликати її будь-коли; відкликання не впливає на законність обробки, здійсненої до нього (ст. 7(3));
• не бути об'єктом автоматизованого рішення - таких рішень і профайлінгу ми не застосовуємо (п. 4.2).

Для цього Користувач звертається до Контролера будь-яким із зазначених у розділі 2 засобів зв’язку або до представника в ЄС (п. 3.2). Відповідь надається протягом одного місяця; у складних випадках строк може бути продовжено ще на два місяці з повідомленням про причини. Реалізація прав є безоплатною.

5.8. Користувач у будь-який час без обмеження будь-якого іншого адміністративного або судового засобу правового захисту має право подати скаргу до наглядового органу - за місцем проживання, роботи чи місцем заявленого порушення. Зокрема:

• Республіка Польща - Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl;
• Україна - Уповноважений Верховної Ради України з прав людини, ombudsman.gov.ua;
• будь-який інший наглядовий орган держави-члена ЄС за місцем перебування суб'єкта даних.

5.9. Надання персональних даних Користувачами є необхідною умовою для використання особистого кабінету та укладання цивільно-правових та/або господарських договорів із Контролером. Ненадання персональних даних унеможливлює укладання відповідних договорів, а в окремих випадках - виконання уже укладених договорів.

6. Перелік персональних даних, що обробляються

6.1. Під час заповнення реєстраційної форми Користувач вказує наступні персональні дані:

• прізвище, ім’я, по батькові;
• номер телефону;
• адресу електронної пошти;
• місце роботи (інформацію щодо суб’єкта підприємницької діяльності, в інтересах якого діє Користувач).

6.2. В ході укладання та виконання договорів між Користувачами та Контролером Користувачами надаються інші персональні дані, які є об’єктивно необхідними для укладання та/або виконання відповідного договору, зокрема:

• інформація щодо належних особі транспортних засобів, а також ідентифікаційних номерів їх окремих агрегатів;
• інформація, що створюється в ході здійснення господарської діяльності із третіми особами;
• інформація щодо працівників Користувача (реєстраційний номер облікової картки платника податків; прізвище, ім’я та по батькові, у тому числі англійською мовою; адреса реєстрації та проживання). Надаючи таку інформацію, Користувач підтверджує, що отримав від відповідних осіб дозвіл на поширення їх персональних даних, а також на їх обробку у відповідності до цієї Політики конфіденційності.

Конкретний перелік персональних даних обумовлюється характером договору.

7. Передача персональних даних третім особам

7.1. Контролер може передавати персональні дані таким категоріям отримувачів:

• уповноваженим державним органам та операторам офіційних систем Республіки Польща та ЄС (RMPD, SENT, PUESC, IMI, e-TOLL) - виключно в обсязі, необхідному для оформлення відповідних заявок і декларацій;
• митним, податковим, транспортним контролюючим органам України та інших держав - у випадках, передбачених законодавством;
• контрагентам, які залучаються Компанією для виконання окремих функцій (наприклад, IT-підтримка, бухгалтерський супровід, аналітика), за умови укладення з ними договорів, що передбачають належний захист персональних даних;
• іншим особам - виключно за наявності згоди суб’єкта персональних даних або правової підстави, передбаченої законодавством.

7.2. Аналітика поведінки користувачів. На маркетинговому веб-сайті moisalogistics.com ми використовуємо сервіс аналітики Microsoft Clarity (Microsoft Corporation): перегляди сторінок, кліки, рухи курсора та жести, теплові карти й записи сеансів. Ця аналітика вмикається лише після Вашої згоди на категорію «статистика» і працює, доки Ви цю згоду не відкличете (Файли cookie). Запис сеансу - це відтворення дій у вікні браузера, тож він може містити введений Вами текст; ми не називаємо ці дані повністю знеособленими.

7.2.1. У кабінеті (застосунку) ця аналітика не працює. На екранах кабінету відображаються персональні дані водіїв та контрагентів, тому записи сеансів там свідомо вимкнені - ці дані до Microsoft не потрапляють. Обробка на веб-сайті здійснюється відповідно до умов Microsoft - privacy.microsoft.com.

7.3. Транскордонна передача. Дані зберігаються та обробляються на серверах у Німеччині (п. 5.6). Оскільки Контролер зареєстрований в Україні, його персонал отримує доступ до даних з території України, що є передаванням до третьої країни. Рішення Європейської Комісії про адекватність рівня захисту в Україні на цей час відсутнє, тому таке передавання здійснюється на підставі стандартних договірних застережень (SCC), затверджених Рішенням Комісії (ЄС) 2021/914, із додатковими заходами: доступ лише авторизованого персоналу, шифрування каналу, журналювання дій. Подання документів до державних систем Республіки Польща та ЄС (PUESC, SENT, IMI, e-TOLL) відбувається в межах ЄЕП і додаткових гарантій не потребує.

7.4. Виконавець не продає та не передає персональні дані третім особам з маркетинговою метою без окремої згоди суб’єкта персональних даних.

7.5. Залучені постачальники послуг (обробники). Станом на дату цієї редакції:

• хостинг-провайдер - розміщення застосунку й бази даних, дата-центр у Франкфурті-на-Майні, Німеччина;
• Amazon Web Services (AWS S3, Amazon SES) - сховище файлів документів і доставка сервісних електронних листів, регіон eu-central-1 (Франкфурт, Німеччина);
• Mailgun (Sinch Email) - доставка сервісних електронних листів; акаунт працює в європейському регіоні сервісу (дата-центр у Німеччині);
• Cybot A/S (Cookiebot) - керування згодою на cookie на веб-сайті;
• Microsoft (Clarity) - аналітика поведінки на веб-сайті (за згодою; у кабінеті вимкнена).

Актуальний перелік підтримується в цьому пункті та в Умовах обробки персональних даних; про зміни повідомляємо щонайменше за 14 днів.

8. Вирішення спорів

8.1. У випадку, якщо суб’єкт даних вважає, що опрацювання його персональних даних порушує вимоги законодавства, Користувач має право пред’явити Контролеру претензію.

8.2. Контролер зобов’язується протягом 30 днів розглянути відповідну претензію та надати аргументовану відповідь.

9. Внесення змін до Політики конфіденційності

9.1. Контролер має право у односторонньому порядку змінювати дану Політику конфіденційності.

9.2. Нова Політика конфіденційності набирає чинності з моменту її публічного розміщення на веб-сайті moisalogistics.com або в застосунку «Moisa Logistics», якщо інше не передбачено у самій Політиці конфіденційності.

9.3. У випадку, якщо Користувач вважає, що нова Політика конфіденційності порушує вимоги законодавства, його права чи законні інтереси, Користувач має право звернутися до Контролера із вимогою щодо припинення обробки його персональних даних та видалення усіх його персональних даних.

10. Браузерне розширення Moisa Logistics для Chrome

10.1. Ми надаємо офіційне браузерне розширення «Moisa Logistics - асистент заповнення форм» для Google Chrome, призначене для співробітників Moisa Logistics. Розширення працює виключно у зв’язці з обліковим записом Користувача на moisalogistics.com і допомагає швидше оформлювати заявки в державних онлайн-системах, зокрема на порталі biznes.gov.pl (декларації про відрядження водіїв - delegowanie kierowcy).

10.2. Розширення обробляє такі дані:

• токен сесії (JWT) облікового запису Користувача - зчитується транзитно з браузера й використовується лише для звернень до API Moisa Logistics (api.moisalogistics.com); розширенням не зберігається;
• дані заявки з особистого кабінету - використовуються для автоматичного заповнення державних онлайн-форм;
• згенерований документ-підтвердження (PDF) - тимчасово зчитується на сторінці державного порталу й завантажується у відповідну заявку Користувача, після чого видаляється з локального сховища розширення.

10.3. У сховищі браузера (chrome.storage.local) розширення зберігає лише ідентифікатор установки та стан активації. Токени, паролі та інші персональні дані розширенням не зберігаються.

10.4. Розширення не продає і не передає дані третім особам. Дані обмінюються виключно між сервісами, якими Користувач користується самостійно (moisalogistics.com та державні портали, зокрема biznes.gov.pl). Розширення не завантажує та не виконує зовнішній (віддалений) код.

10.5. Вхід до державних порталів, накладення електронного підпису (Profil Zaufany або кваліфікований підпис) та відправлення документів здійснює виключно Користувач. Розширення цих дій не автоматизує та не має доступу до кодів, паролів чи засобів електронного підпису Користувача.

11. Ролі сторін: коли ми контролер, а коли обробник

11.1. Щодо даних самого Користувача (реєстрація, акаунт, розрахунки, звернення до підтримки, аналітика сайту) Контролер діє як самостійний контролер - саме ця обробка описана в розділах 4–7.

11.2. Щодо даних третіх осіб, які Користувач вносить у Сервіс - насамперед водіїв, а також контактних осіб і контрагентів - контролером є сам Користувач (перевізник): він вирішує, чиї дані та навіщо подаються, і має для цього власну правову підставу як роботодавець або сторона договору. Контролер за цією Політикою діє щодо таких даних як обробник (процесор) і опрацьовує їх лише за дорученням Користувача.

11.3. Умови такого доручення (предмет, категорії даних, субобробники, безпека, інциденти, доля даних після завершення) визначені окремим документом - Умови обробки персональних даних (DPA), який є додатком до Публічної оферти й акцептується разом із нею.

11.4. Обов'язок поінформувати водіїв та інших осіб про передання їхніх даних Виконавцю лежить на Користувачі як на контролері (ст. 13–14 GDPR). Ми з свого боку сприяємо у відповідях на звернення таких осіб.

11.5. Виняток із п. 11.2: щодо реєстраційних (довідкових) відомостей про контрагентів, які використовуються для Спільного довідника контрагентів (п. 4.1«и» цієї Політики, п. 5.2.3–5.2.5 Публічної оферти), Контролер діє як самостійний контролер, а не як обробник за дорученням Користувача, і несе за цю обробку власну відповідальність. Правова підстава - законний інтерес; заперечити проти неї можна за ст. 21 GDPR, звернувшись за контактами з розділу 2.

12. Строки зберігання

12.1. Дані зберігаються не довше, ніж потрібно для мети обробки:

• акаунт і профіль - увесь час користування Сервісом; за відсутності входу протягом трьох років дані видаляються (п. 5.1);
• заявки та згенеровані документи - 3 роки з дати завершення заявки, якщо довший строк не вимагає законодавство країни подання;
• первинні документи щодо розрахунків (оплати, повернення) - у строки, встановлені податковим законодавством України;
• треки геолокації (послуга RMPD 406) - 90 днів з моменту завершення відстеження за відповідною заявкою, далі видаляються;
• технічні журнали доступу - до 12 місяців;
• дані аналітики сайту (Clarity) - за строками зберігання Microsoft, але не довше 12 місяців;
• чернетки заявок, не поданих у роботу - до видалення Користувачем або разом з акаунтом.

12.2. Після спливу строку дані видаляються або знеособлюються. Дані, вже подані до державних систем, зберігаються за правилами цих систем - вплинути на це ми не можемо.

13. Відстеження геолокації (послуга RMPD 406)

13.1. За окремим замовленням Користувача Сервіс приймає й відображає координати транспортного засобу під час виконання перевезення, а також надсилає сповіщення про втрату GPS-сигналу, перетин кордону та завершення рейсу.

13.2. Обсяг даних: географічні координати, час і швидкість руху транспортного засобу, стан з'єднання з пристроєм. Об'єктом відстеження є транспортний засіб, а не конкретна особа; водночас ми усвідомлюємо, що ці дані опосередковано стосуються водія за кермом.

13.3. Мета: виконання зобов'язань перевізника щодо контролю перевезення та вимог систем моніторингу (зокрема SENT), інформування Користувача про збої зв'язку, підтвердження факту перевезення.

13.4. Роль і підстава: щодо цих даних контролером є Користувач-перевізник (п. 11.2) - його підставою зазвичай є виконання договору перевезення та законний інтерес у контролі власного транспорту. Ми виступаємо обробником.

13.5. Хто бачить: уповноважені користувачі акаунта Користувача та ті працівники Контролера, які супроводжують відповідну заявку. Стороннім особам і рекламним сервісам ці дані не передаються.

13.6. Строк зберігання треків - п. 12.1. Відстеження припиняється разом із завершенням заявки; постійного цілодобового моніторингу поза межами замовленої послуги Сервіс не веде.

13.7. Користувач зобов'язується поінформувати водіїв про відстеження до початку перевезення.

14. Файли cookie

14.1. Необхідні cookie (сесія входу, збереження вибору щодо cookie, захист форм) працюють завжди - без них Сервіс не функціонує.

14.2. Аналітичні cookie вмикаються лише після Вашої згоди, яку збирає та фіксує сервіс Cookiebot. Відкликати або змінити її можна будь-коли - кнопкою «Налаштування cookie» у підвалі сайту.

14.3. Повний перелік cookie з призначенням і строками, а також кнопка керування згодою - на сторінці Файли cookie.

15. Цю Політику конфіденційності складено українською та польською мовами. У разі розбіжностей між версіями переважає українська.